Como contatar uma empresa via e-mail? (Parte 2)

Na semana passada, começamos nossa série de posts sobre como contatar uma empresa via e-mail.

No primeiro post, trouxemos informações sobre o que você deve levar em consideração ao criar seu endereço de e-mail. Além disso, também demos algumas dicas sobre como despertar a atenção do destinatário do seu e-mail através do título.

Hoje, nós focaremos na estruturação do conteúdo do seu e-mail. O que escrever? Como se apresentar? É melhor ser extremamente formal ou utilizar uma abordagem mais perto da informalidade?

São essas e outras dúvidas que possam existir que queremos ajudar você a sanar, a fim de que você consiga melhores resultados através dos e-mails que envia.

 

A saudação

Assim como você faz quando vai iniciar uma conversa com uma pessoa, seu e-mail precisa ser iniciado com uma saudação, um cumprimento.

Ao contatar uma empresa via e-mail, seja cordial com a que pessoa que estará do outro lado da tela.

Se você já conhece a empresa que está tentando contatar, utilize, na sua abordagem, a mesma linguagem que a empresa costuma utilizar no seu relacionamento com o público. Se a empresa utiliza uma linguagem mais robusta e séria, seja mais impessoal. Caso a empresa seja mais aberta ao diálogo e utilize uma linguagem mais livre, seja um pouco mais informal.

O importante é estar alinhado à linguagem que a empresa utiliza na comunicação. Sua saudação pode ser um “Bom dia, caríssimo senhor” ou um “Olá, tudo bem?”. O segredo está em acertar o tom da linguagem que reflete o jeito de ser da empresa.

Se você não tem pouca ou nenhuma informação sobre a empresa que está tentando contatar, uma busca na internet pode ajudar. Procure no Google, nas redes sociais. Observe como a empresa conversa com o público e tente reproduzir o mesmo nível de linguagem no seu e-mail.

 

A mensagem

Depois da saudação, é hora de estruturar a mensagem, aquilo que você quer comunicar, o objetivo principal da sua intenção de contatar uma empresa via e-mail.

Nesse momento, você deve passar a sua mensagem de uma forma clara, direta e objetiva.

Evite “encher linguiça”. Quando mais direta e objetiva for a sua mensagem, mais rápido o destinatário irá entender o motivo do seu contato. Seu texto deve entregar apenas as informações que realmente são importantes. Assim, é mais provável que o leitor consiga reter melhor essas informações.

Quando você insere dados desnecessários no conteúdo do seu e-mail, as informações valiosas sobre você, aquelas que têm um poder maior de convencer o destinatário sobre as suas competências, acabam se perdendo no meio de frases desnecessárias.

O segredo da assertividade na abordagem via e-mail não está ligado à quantidade de conteúdo que seu e-mail contém, mas na apresentação das informações corretas, comunicadas de forma clara e organizadas da melhor forma possível.

 

No post da próxima semana, que é o último desta série, iremos esclarecer como você deve encerrar o seu e-mail e de que forma você pode organizar a formatação do mesmo, para que a sua mensagem, além de ter um conteúdo bem estruturado, seja atrativa aos olhos.

Por ora, que tal ajudar outras pessoas a conseguirem mais sucesso ao contatar uma empresa via e-mail compartilhando este post com a sua rede de contatos?